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Fatturazione elettronica PA

Il Decreto Ministeriale n. 55 del 3 aprile 2013, entrato in vigore il 6 giugno 2013, ha introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica da parte dei fornitori della Pubblica Amministrazione, in un’ottica di trasparenza e controllo della spesa pubblica.
Il decreto prevede che l’intero ciclo di fatturazione avvenga in modalità elettronica, a far data dal:

  • 6 giugno 2014 per ministeri (scuole), agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e assistenza sociale
  • 31 marzo 2015 per gli enti locali e amministrazioni comunali.

La pubbliche amministrazioni non potranno accettare ne tantomeno pagare, le fatture emesse e/o trasmesse in formato diverso da quello previsto.

 Caratteristiche della fattura elettronica

Per fattura elettronica si intende un documento in formato XML la cui struttura è definita tramite gli allegati tecnici al DM 55/2013. L’apposizione della firma digitale garantisce l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto. La trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo dell'ufficio destinatario del documento (P.A. cliente) riportato nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni disponibile all’indirizzo www.indicepa.gov.it/documentale/index.php.

 Obbligo di conservazione

Il Codice dell’Amministrazione Digitale stabilisce la necessità di procedere alla conservazione sostitutiva dei documenti che , come la fattura alla PA, sono emessi nel formato elettronico. L’attuale normativa, inerente l’archiviazione sostitutiva, prevede che il processo di conservazione sia completato (apposizione di firma digitale e marca temporale ) entro 15 giorni dalla data di emissione del documento.

 Il sistema di interscambio

Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico gestito da Sogei, per conto dello stato, in grado di:

  • ricevere le fatture sotto forma di file XML con le caratteristiche di cui agli allegati del DM 55/2013
  • effettuare controlli sui file ricevuti,
  • inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.
  • Restituire all’emittente l’esito delle verifiche formali e sostanziali al documeno

Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture.

 Fasi processo di fatturazione elettronica

1. Il soggetto cedente/prestatore produce/manutiene la fattura tramite il proprio gestionale.

2. Il documento viene convertito in formato XML

3. L’XML è firmato dall’emittente

4. L’XML Firmato è inoltrato dall’emittente all’SDI

5. L’SDI esegue controlli formali sull’XML

5.1 Se OK il documento è recapitato alla PA

5.2 Se KO SDI notifica l’errore all’ emittente. In questo caso la fattura è considerata “NON EMESSA” e si ritorna quindi al punto 1.

6. La PA verifica nella sostanza il documento

7. PA comunica a SDI esito verifica

8. SDI notifica all’ emittente l’ accettazione o il rifiuto documento.

8.1 Se documento rifiutato si torna al punto 1.

9. Il documento va archiviato elettronicamente conformemente alla normativa vigente.

Il processo di produzione della fattura elettronica può essere gestito interamente in azienda o essere totalmente o parzialmente affidato a intermediari. L’articolo 5.1 del DM 55/2013 recita testualmente: “Gli operatori economici possono avvalersi, attraverso accordi tra le parti, di intermediari per la trasmissione, la conserva zione e l'archiviazio- ne della fattura elettronica mantenendo inalterate le responsabilità fiscali dell'ente emittente la fattura nei confronti delle PA.”

TeamSystem sta predisponendo specifici servizi di intermediazione WEB che permetteranno di terziarizzare tutto o in parte il processo legato alla gestione della fattura elettronica per la P.A.

Servizi TeamSystem di Intermediazione WEB alla Fatt. Elettronica e Conservazione sostitutiva

Il servizio erogato consentirà:
  • la produzione delle Fatture Elettroniche in formato XML standard a norma da interfaccia WEB
  • l’invio delle fatture in XML prodotte da interfaccia o precompilate da gestionale
  • la firma digitale delle fatture
  • l’invio tramite PEC o canale accreditato al SDI delle fatture
  • la gestione delle notifiche restituite dall’ SDI
  • la Conservazione Sostitutiva a norma delle fatture emesse
  • la ricerca e la consultazione dello stato delle fatture elettroniche emesse sulla base delle notifiche ricevute
  • la visualizzazione e la modifica, dei propri dati anagrafici (numero di telefono, email, ecc.)
  • la visualizzazione di dati statistici e contatori utili per il controllo della propria posizione contrattuale (ad esempio il numero di fatture ancora a disposizione nell’ipotesi di canone prepagato)
  • l’accesso web per gli operatori a diversi livelli per consentire l’accreditamento, la gestione, il monitoraggio e l’assistenza utenti sia da parte di che eroga il servizio che da eventuali Partner/Rivenditori/Studi
 Livelli di servizio forniti dalla procedura WEB FE
  • creazione della fattura elettronica tramite interfaccia web (le fatture così prodotte verranno inviate alla PA dal servizio ed opzionalmente avviate alla Conservazione Sostitutiva)
  • invio delle fatture elettroniche (non firmate) prodotte da gestionale (le fatture così prodotte verranno inviate alla PA dal servizio ed opzionalmente avviate alla Conservazione Sostitutiva)
  • invio delle fatture elettroniche già firmate e inviate alla PA da Conservare a norma

Nel caso di cliente che non intenda avvalersi della Conservazione Sostitutiva offerta del servizio ma sfruttare solo la parte di invio alla PA tramite SDI, sarà possibile scaricare le fatture inviate con le relative notifiche ricevute per procedere alla Conservazione Sostitutiva con altre soluzioni.

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